Mail Merge bằng Microsoft Word là một trong những tính năng được không ít người yêu dấu nhất. Nó tạo thành các nhãn, chủng loại thư, e-mail hoặc report cực kỳ hiệu quả. Một khi bạn biết cách thực hiện nó, chúng ta cũng có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc.Bạn đã xem: Mail merge hiện tại số 0

MỤC LỤC BÀI VIẾT

1. áp dụng “Numeric Switch” trong Word2. Chỉnh sửa bảng tính Excel3. Sử dụng links DDE

Cách định dạng số trong Mail Merge

1. Lựa chọn trường, ví dụ như cách định dạng số tiền trong phối thư – Số chi phí trong đoạn văn sau:


*

2. Nhấn + F9 để mở mã mang lại trường đó hoặc bấm chuột phải vào ngôi trường Mail Merge và chọn lựa Chuyển đổi mã trường. Bạn sẽ thấy mã thực tiễn cho trường kia như sau: Số tiền MERGEFIELD.

Bạn đang xem: Lỗi mail merge ra số 0

3. Chỉnh sửa trường bằng phương pháp chèn mã mật mã vào thời gian cuối trường. Ví dụ: Để hiển thị format tiền tệ, hãy thay đổi trường hiển tỉnh thành MERGEFIELD Số chi phí # $, 0,00.

4. Nhấn + F9 một lần nữa.

5. Đặt nhỏ trỏ ở ngẫu nhiên đâu cùng nhấn phím F9 để update nó. Hoặc nhấn vào phải vào ngôi trường và lựa chọn Cập nhật trường.

6. Xem trước công dụng để xác nhận số được hiển thị nghỉ ngơi định dạng bạn muốn xem vào tài liệu. Ví dụ: số chi phí sẽ mở ra là $ 1,000.00.

7. Chạy Mail Merge.

Thật ko may, thành thạo toàn bộ các cách áp dụng Mail Merge hoàn toàn có thể là một sự việc đau đầu. Trong số những vấn đề với tác dụng trộn thư là nó quan trọng định dạng số một cách đúng chuẩn trong bảng tính Excel. Ví dụ: tác dụng của một lần bán sản phẩm trong Excel hiện tại là 100, tuy thế trong Word, nó đột ngột chuyển thành 99,99999999996!

May mắn thay, câu hỏi sửa lỗi này không khó. Bên trên thực tế, họ có 3 phương pháp Cách sửa lỗi format số khi thực hiện Mail Merge. Bạn cũng có thể chỉnh sửa bảng tính, kết hợp thư hoặc đổi khác cách liên kết hai File. Mặc dù giải pháp này không được nhiều người biết đến nhưng nó có thể là chiến thuật tốt nhất – nước ngoài trừ bài toán không còn cung ứng cho Word 2016.

Ghi chú: Mặc dù các bước dưới đây đang được triển khai trong Office 2016, nhưng mà nó vẫn áp dụng cho những phiên bản Word cùng Excel khác.

1. áp dụng “Numeric Switch” vào Word

Cách thứ nhất để Mail Merge định dạng những số trường đoản cú Excel một cách đúng là chỉnh sửa tài liệu Word. Cố kỉnh thể, bạn sẽ áp dụng mã định hình số muốn muốn cho các trường hợp tốt nhất – Merge Field trong file Word. (Hợp nhất những trường về cơ bản cho tài liệu Word biết cột nào trong trang tính Excel cất dữ liệu sẽ tiến hành xử lý.) Để vận dụng định dạng cho 1 trường, bạn phải bao gồm Chuyển thay đổi số (trước đây là đổi khác ảnh) trong hộp mã của trường đó.

Điều trước tiên bạn cần làm là biết mã trường thực tế. Mở tài liệu Mail Merge cùng nhấp vào tab Thư từ ngơi nghỉ đầu cửa sổ. Đảm bảo rằng nút sẽ tắt Xem trước kết quả để bạn có thể thấy những trường phối kết hợp Thư. Sau đó, nhấp chuột phải vào trong 1 ô Mail-Merge (ví dụ: “Quyên góp”) và tuyển lựa Chuyển thay đổi mã trường. Bạn sẽ thấy mã mang lại trường đó, được xác định bằng lốt ngoặc nhọn, ví dụ: MERGEFIELD Quyên góp. Bây giờ, hãy sửa đổi mã của ngôi trường này chỉ bằng phương pháp chèn mã biến hóa số vào cuối mã như sau:

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 Phần mềm cung cấp nhiều mã hình ảnh có sẵn. Dưới đấy là 4 lấy ví dụ như với tác dụng tương ứng:

MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15 MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00 MERGEFIELD Date "MMMM d" November 26Như bạn cũng có thể thấy, mã Numeric Switch tương đương với mã định hình Excel, kế bên số là “ #“Và ngày là” Dưới đây là một số ví dụ về kiểu cách mã trường số xử lý dữ liệu trong cột “Bán hàng” vào bảng tính Excel.

Numeric Switch cho các trường trộn Mail-Merge

Trên thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, vậy lý do chúng không áp dụng cùng một công dụng định dạng? Ví dụ, nguyên nhân không thực hiện hàm MergeField như sau:

MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") Đây thực sự là mối quan tâm của rất nhiều người và có lẽ chỉ có Microsoft mới biết câu trả lời.

Ghi chú: Hãy lưu giữ rằng khi bạn thêm hoặc biến đổi Numeric Switch, hiệu quả sẽ không mở ra ngay lập tức. Các bạn phải cập nhật trường (nhấp chuột cần vào trường đó và lựa chọn Cập nhật trường), hoặc nhấp vào nút Thư> xem trước kết quả. Thỉnh thoảng, bạn sẽ phải lặp lại thao tác làm việc này từ bỏ 2 cho 3 lần. Nếu khách hàng đang thực hiện Trình chỉ dẫn Hợp độc nhất Thư, bạn cũng có thể phải lùi lại một bước và hoàn tác nhằm xem tác động ảnh hưởng của những biến đổi bạn đã thực hiện.

Công tắc số chuyển động tốt trong nghành trộn nhưng quy trình sử dụng hơi nặng nề nhớ với dễ bị lỗi. Nếu khách hàng cũng cảm xúc như vậy, hãy thử 1 trong những hai biện pháp tiếp theo.

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Đây là cách bạn có thể tránh bị lỗi format khi sử dụng Mail Merge. Vào bảng tính Excel, hãy chèn một cột chứa những công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel sang format văn phiên bản mà bạn muốn xuất hiện nay trong tài liệu kết hợp Thư của mình.

Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó có thể chấp nhận được người dùng biến hóa số hoặc tháng ngày sang format văn phiên bản tương đương theo cách người tiêu dùng muốn. Nhược điểm của chiến thuật này là bạn cần biết mã của định dạng đó. Mặc dù những mã này giống với hầu hết mã được thực hiện trong tài năng định dạng Số tùy chỉnh cơ mà rất ít người dùng Excel biết về sự tồn trên của chúng.


*

Ưu điểm của việc định dạng số cùng ngày mon như văn bạn dạng là văn bạn dạng được đổi khác từ Excel thành tài liệu bằng Mail Merge mà không xẩy ra biến dạng. Những tùy chọn định dạng như phông chữ, kích cỡ và màu sắc đều không chũm đổi.

Xem thêm: Chia Sẻ Mạng Từ Máy Tính Sang Điện Thoại Sang Laptop, Hướng Dẫn Cách Phát Wi

Định dạng mã đến hàm TEXT trong Excel

Dưới trên đây là tủ đồ các mã được sử dụng phổ cập nhất nghỉ ngơi phía bên phải. Điều cần xem xét là cả “0” với “#” những là trình giữ lại chỗ cho các số, nhưng “0” vẫn buộc số 0 xuất hiện thêm ở vị trí thứ nhất hoặc cuối cùng. “#” đang được thay thế bằng một số trong những nếu nó không phải là số 0 sinh hoạt đầu hoặc cuối. Bởi vì đó, mã “00000” sẽ bảo đảm rằng số 0 đứng đầu không bị cắt ngắn khỏi những mã bưu bao gồm của New Jersey.

Mã số, ngày tháng và thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc ở format số thiết lập cấu hình của Excel. Ngoài ra, chúng cũng có thể được áp dụng trong “Công tắc số” vào Trường kết hợp Thư từ.

Lưu ý, gồm một chút khác biệt giữa biện pháp mã chuyển động trong Excel với Word trong Microsoft 2013. Trong Excel, chúng ta có thể sử dụng “M” hoặc “m” trong tháng và phút. Trong đa số các ngôi trường hợp, Excel đủ thông minh để biết bạn đang đề cập đến đơn vị chức năng nào. Tuy nhiên, Word không “khôn ngoan” như vậy. Bạn phải sử dụng các chữ loại viết hoa để chỉ ra rằng tháng. Quanh đó ra, Excel còn có một mã bổ sung là “MMMMM”, chỉ trả về một chữ viết tắt của mon (ví dụ: J, F, M, A,…).

Thêm một vài cột gồm chứa hàm TEXT vào bảng tính của người sử dụng là một phương án để sửa lỗi format số khi sử dụng Mail Merge đơn giản. Chỉ việc lưu ý rằng những ô này, mặc dù trông hệt như chúng cất số, cấp thiết áp dụng những hàm SUM với AVERAGE mang đến chúng. Nếu bạn cần thay đổi chúng thành số một lượt nữa, chỉ cần sử dụng hàm VALUE.

Hãy cẩn trọng khi giải pháp xử lý hàm ROUND

Thay vị hàm TEXT (), một vài người thích áp dụng hàm ROUND () để giảm con số phần thập phân. Như thương hiệu của nó, hàm ROUND () của Excel theo khoác định làm tròn số thập phân lên hoặc xuống sinh hoạt vị trí người tiêu dùng chọn. Ưu điểm của biện pháp này là những số được thiết kế tròn không hẳn là văn bạn dạng và vẫn hoàn toàn có thể được thực hiện trong tính toán. Trong không ít trường hợp, tuy nhiên hàm ROUND () chuyển động tốt với phối hợp Thư, chúng ta cũng có thể muốn kiêng nó vày những vì sao sau:

Hàm ROUND không giữ những ký hiệu đô la hoặc giấu phẩy phòng cách hàng trăm hoặc nhiều hơn.Hàm ROUND giảm bớt những số ko ở cuối.Hàm ROUND đôi lúc khiến phối kết hợp Thư hiển thị lỗi thập phân. Ví dụ: tài liệu phối kết hợp Thư hiển thị 4 chữ số thập phân trong những lúc hàm ROUND đã lựa chọn 2 hoặc 3.

Trong một số trong những trường thích hợp hiếm hoi, hàm ROUND làm cho cho phối kết hợp Thư không hoạt động một chút. Ví dụ: thay vì chưng hiển thị 1,0014, Mail Merge hiển thị 1,0013.

3. Sử dụng liên kết DDE

Hai bí quyết trên kha khá đơn giản, nhưng mà nếu có nhiều trường phải định dạng, chúng hoàn toàn có thể khiến chúng ta nản lòng mau chóng vì rất cần được nhớ mã định dạng, và trong những khi mã giống như nhau, chúng có thể được sử dụng trong nhiều trường không giống nhau. Các cách.

Một phương án nhẹ, dễ dàng là link Word cùng với sổ thao tác làm việc Excel qua DDE (Trao đổi dữ liệu động), tốt hơn là triển khai quy trình liên kết cố định và thắt chặt thông thường. Nghe có vẻ như phức tạp, nhưng nếu bạn đã nhuần nhuyễn Mail Merge, DDE chỉ nên một các bước nhỏ. Đó là một quy trình hai bước 1-1 giản. Bước đầu tiên tiên, bạn chỉ việc kích hoạt Word nhằm mở File thông qua DDE. Quy trình này chỉ việc thực hiện một lần.

Office năm 2016 có cung cấp DDE không? Trao đổi tài liệu động là một công nghệ cũ. Đôi khi nó hoạt động tốt, nhưng thỉnh thoảng nó không hoạt động trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn tài liệu Excel trước khi truy vấn nó tự Word. Thông thường với các nguồn dữ liệu Excel, các bạn phải Start nhập dữ liệu từ bậc nhất tiên của bảng tính. Nếu khách hàng đủ kiên nhẫn, bạn cũng có thể sử dụng DDE trong Office 2016).

Để tùy chỉnh Word 2013 cho liên kết DDE, hãy làm cho như sau:

Nhấp con chuột File> Tùy chọn.Nhấp vào tab Nâng cao ở bên trái và cuộn xuống mục Chung.Kiểm tra hộp Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp tin khi sẽ mở.

Kể từ bỏ bây giờ, bạn không bao giờ phải làm ngẫu nhiên điều nào ở bên trên nữa. Tại thời điểm này, chúng ta có thể mở bạn dạng sao của Word ở nhiều định dạng và đường dẫn khác nhau, bao gồm cả IDE. Công dụng duy độc nhất là mỗi khi chúng ta mở một File không hẳn Word, lịch trình sẽ chất nhận được bạn đổi khác tùy lựa chọn của mình.

Bước lắp thêm hai và cuối cùng là lựa chọn nguồn tài liệu cho vượt trình phối hợp Thư (trong bước 3 của Thư Thuật sĩ đúng theo nhất trong Word hoặc sau thời điểm nhấn nút Chọn fan nhận vào dải băng Thư từ). Hiện giờ bạn chỉ việc thực hiện nay thêm 3 lần nhấp chuột nữa.

Sau khi lựa chọn dữ liệu bạn có nhu cầu sử dụng, một vỏ hộp thoại “Xác dấn nguồn dữ liệu”Sẽ xuất hiện thêm mới.Loại links mặc định là OLE, nhưng chưa phải là liên kết bạn muốn.Trong vỏ hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu, nhấp chuột hộp Hiển thị tất cả.Trong danh sách các loại phần mở rộng File, hãy chọn Bảng tính MS Excel qua DDE (* .xls). (Sử dụng tùy lựa chọn này trong cả khi thực hiện định dạng tệp tin Excel bắt đầu hơn: * .xlsx.)Nếu được hỏi, hãy chứng thực rằng nhiều người đang lựa chọn toàn thể bảng tính.

Nếu bạn đã lựa chọn bảng tính mang lại tài liệu Word, chúng ta có thể phải chọn lại nó nhưng lại lần này là thông qua liên kết DDE. Ngừng rôi! trường đoản cú bây giờ, định hình Excel của các bạn sẽ được áp dụng đúng chuẩn trên những tài liệu Word Mail Merge, cùng bạn chỉ cần nhớ để dữ liệu bạn có nhu cầu trộn vào sổ có tác dụng việc thứ nhất của sổ làm việc Excel.

Trên đây là Cách sửa lỗi định dạng số vào Mail Merge. Hy vọng chúng hữu dụng cho bạn. Ví như còn biện pháp nào khác, chớ ngần ngại share với bọn chúng tôi.